Doručovanie emailom je dnes už bežná súčasť komunikácie. Napriek tomu sa správcovia niekedy bránia doručovaniu dôležitej korešpondencie emailom a trvajú na doručení v písomnej forme. Ak správcovi doručujete bežnú vec, alebo aj odpočty či nahlásenie počtu osôb, spravidla s tým problém nemá. Ak mu však už doručujete žiadosť štvrtiny vlastníkov alebo nebodaj výpoveď zo zmluvy o výkone správy, správca sa začína brániť a požaduje doručenie v písomnej forme. Argumentuje zväčša tým, že doručenie musí byť preukázateľné a vo forme a rozsahu, akú vyžaduje zákon. Ako to je s použitím KEP a je náhradou osvedčenia pravosti podpisu u notára či matrike? Je možná zaručená konverzia dokumentu? Ako to naozaj je sa dozviete v tomto článku.
V prvom rade je potrebné poznamenať dva fakty, prvým je, že zmluvy o výkone správy je zmluvou spotrebiteľskou a vzťahy medzi správcom a vlastníkmi sa riadia hlavne dvoma predpismi. Občianskym zákonníkom a zákonom o vlastníctve bytov a nebytových priestorov. Oba predpisy sú hmotno-právne a z toho vychádza aj táto analýza.
Moment doručenia a začatie plynutia lehôt
Pri hmotno-právnom úkone sa berie za rozhodujúci moment doručenia, nie odoslania. Ak teda niečo posielate správcovi a na základe tohto dokumentu majú začať plynúť lehoty, začínajú plynúť až nasledujúci deň po doručení a nie po jeho odoslaní ako to je pri procesno-právnych úkonoch.
Moment doručenia
Moment doručenia je upravený v § 45 zákona číslo 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka, v ktorom je zakotvená tzv. teória doručenia.
Prejav vôle pôsobí voči neprítomnej osobe od okamihu, keď jej dôjde.
Z uvedeného možno vyvodiť, že pre vznik účinkov právneho úkonu, napríklad plynutie lehôt, vôbec nie je dôležité či adresátovi bol úkon skutočne doručený a či sa s jeho obsahom naozaj oboznámil. Preto pre jednostranné úkony, teda také, ktoré nevyžadujú súhlas druhej strany, platí, že účinky právneho úkonu nastávajú momentom, kedy sa dostal do sféry dispozície adresáta. Uvedeným sa zaoberal aj Najvyšší súd, ktorý v tejto veci vyriekol významný judikát v rozhodnutí so sp. Zn. 5Cdo 36/2020. Celý judikát si naši členovia môžu stiahnuť na konci článku.
Sféra dispozície
Dispozičná sféra adresáta je vymedzená zmluvne dohodnutým doručovacím režimom, t. j. kontaktnými adresami účastníkov alebo určením kontaktnej osoby (spravidla v záhlaví zmluvy) s tým, že doručenie písomnosti je účinné už tým, že sa doručí do dohodnutého miesta alebo určenej osobe. Týmto okamihom sa zásielka dostáva do sféry adresáta, pričom už nie je dôležité, či sa adresát s obsahom zásielky zoznámil alebo nie. Z podstaty doručovania tak pre účastníkov zmluvného vzťahu vyplýva povinnosť zabezpečiť v danom mieste alebo u určenej osoby prijímanie zásielok. Pri zmene dohodnutého režimu doručovania majú zmluvné strany vzájomnú oznamovaciu povinnosť, aby sa zabezpečila účinnosť doručovania právnych úkonov - zmluvnej strane nemožno pričítať v jej neprospech, že doručovala na pôvodne dohodnutú adresu, ak jej táto zmena nebola včas oznámená. Dôjdením do sféry vplyvu príjemcu sa rozumie napríklad vhodenie listu do schránky príjemcu alebo dôjdenie mailu na mailovú adresu príjemcu, ak príjemca dal v zmluve najavo, že písomnosti možno posielať aj elektronicky. Pri doručovaní na poštovú adresu je teda rozhodujúce, že doručovateľ oznámil adresátovi existenciu zásielky a subjekt realizujúci právny úkon má istotu, že doručovaný právny úkon sa stane právne perfektným a vyvolá zamýšľané právne následky aj v prípade, že sa adresát vyhýba prevzatiu zásielky, príp. zmarí jej doručenie hoci i z nedbanlivosti. V prípade sporu o doručení písomnosti alebo emailu je však dôkazné bremeno na odosielateľovi, preto odoslanie je potrebné vykonať preukázateľným spôsobom, pri písomnej forme tzv. doručenkou alebo podacím hárkom a pri elektronickej forme potvrdením o doručení emailu alebo existujúcou odpoveďou na predmetný email a to aj automatickou.
Doručovanie bežnej korešpondencie a žiadostí
Aby nastali účinky právneho úkonu voči správcovi, ak napríklad žiadate o sprístupnenie dokumentácie domu, nahlasujete spotreby pre potreby vyúčtovania, mení sa vlastník, podávate reklamáciu, je nutné, aby komunikácia so správcom bola v zmluve o výkone správy dohodnutá aj elektronickou formou. Možností sú v zásade dve.
1. Správca určí všeobecnú emailovú adresu alebo kontaktnú osobu a jej emailovú adresu priamo v zmluve o výkone správy bez ďalšieho obmedzenia.
2. Správca určí emailovú adresu len na niektoré úkony, akými sú napríklad reklamácie vyúčtovaní a pod.
Špeciálne doručovanie výpovede
Zákon o vlastníctve bytov určuje, že výpoveď ako právny úkon musí byť podpísaná poverenou osobou pričom pravosť podpisu musí byť úradne osvedčená.
Vlastníci bytov a nebytových priestorov v dome uzatvoria so správcom písomnú zmluvu o výkone správy. Zmluva o výkone správy, jej zmena alebo zánik schválené podľa § 14b ods. 1 písm. e) sú záväzné pre všetkých vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome, ak sú podpísané správcom a osobou poverenou vlastníkmi bytov a nebytových priestorov v dome, pričom pravosť podpisov týchto osôb musí byť úradne osvedčená. Etc.
Dovolíme si však upozorniť na správny výklad tohto ustanovenia, kedy nepostačuje len vykladať ho gramaticky. Z textu by sa mohlo mylne vyvodiť, že aj zánik zmluvy musí byť správcom podpísaný, avšak výpoveď je tzv. jednostranným právnym úkonom, teda nepotrebuje súhlas druhej strany. Preto ani podpis správcu v tomto prípade potrebný nie je.
Pri doručení správcovi vo forme listovej zásielky podľa vyššie uvedeného začínajú plynúť lehoty momentom, kedy bolo správcovi oznámené že na pošte má zásielku a on si ju mohol prvý krát vyzdvihnúť, teda spravidla nasledujúci deň po oznámení. Tento dátum je však spravidla veľmi problematické preukázať, preto z dôvodu právnej istoty odporúčame za takýto dátum považovať až dátum uplynutia úložnej lehoty na pošte a to aj skrátenej. Pri doručovaní emailom sa za moment doručenia považuje uloženie emailu na serveri adresáta. Preto je potrebné zabezpečiť, aby odosielateľ mal k dispozícii správu servera o doručení, čo sa dá získať nastavením odosielanej správy. Ak je špeciálne prílohou výpoveď zmluvy o výkone správy, táto musí mať úradne osvedčenú pravosť podpisu poverenej osoby a samotná príloha by mala byť teda podpísaná tzv. KEP (kvalifikovaným elektronickým podpisom). Podľa nášho názoru je KEP nepopierateľnou náhradou úradného osvedčenia pravosti podpisu notárom či matrikou. Rovnakú právnu silu bude mať aj výpoveď s úradne osvedčeným podpisom so zaručenou konverziou do elektronickej podoby. Podľa § 40 Občianskeho zákonníka sa pri použití KEP osvedčenie pravosti nevyžaduje.
Ods. 4 ) Písomná forma je zachovaná, ak je právny úkon urobený telegraficky, ďalekopisom alebo elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila. Písomná forma je zachovaná vždy, ak právny úkon urobený elektronickými prostriedkami je podpísaný zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou.
Ods. 5) Na právne úkony uskutočnené elektronickými prostriedkami, podpísané zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou a opatrené časovou pečiatkou sa osvedčenie pravosti podpisu nevyžaduje.
Špeciálne doručenie žiadosti štvrtiny vlastníkov
Nakoľko ide o dokument, ktorý podpisuje viacero osôb, nie je možno opatriť ho jediným KEP. Čo však možné je, je požiadať oprávnenú osobu, napríklad notára, o jeho zaručenú konverziu. A tak namiesto odoslania originálnej žiadosti štvrtiny vlastníkov je možno zaručene konvertovaný dokument zaslať správcovi emailom. Následne platia rovnaké pravidlá pre doručovanie emailom uvedené vyššie.
AUTOR
